Tổng quan về Hóa đơn điện tử theo Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biêt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

5 (100%) 2 votes

I. Hóa đơn điện tử

1. Mẫu số: 01GTKT0/001
2. Ký hiệu: AB/18E

Trong đó:
– 01GTKT0: Hóa đơn GTGT 1 liên
– 001: Mẫu hóa đơn lần thứ nhất
– AB: ký hiệu bất kỳ theo bảng chữ cái ABC (trừ những ký tự đặc biệt như W, Z,..)
– 18: Năm phát hành hóa đơn
– E: ký hiệu thể hiện hóa đơn điện tử

(Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính)

II. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập.

1. Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, gửi thông tin công ty với những nội dung bắt buộc sau: (mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký kinh doanh, email, số điện thoại người liên hệ, tên giám đốc).
Những nội dung không bắt buộc như logo, số tài khoản ngân hàng, số điện thoại, hotline, website,…
2. Sau khi chốt xong mẫu, số lượng hóa đơn phát hành thì bên nhà cung cấp sẽ cung cấp hợp đồng, thông báo phát hành theo mẫu, quyết định sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, mẫu hóa đơn điện tử. (Đa số các nhà cung cấp đều sẽ hỗ trợ doanh nghiệp những thủ tục này).
3. Thời gian phát hành cũng sau 2 ngày làm việc kể từ khi bạn gửi hồ sơ lên cơ quan thuế.

Tóm tắt: Thủ tục thông báo sẽ gồm
a. Thông báo phát hành hóa đơn (file xml từ phần mềm HTKK mới nhất), hoặc cơ quan thuế yêu cầu bản cứng thì sẽ làm mẫu thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 32.
b. Mẫu hóa đơn điện tử
c. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (Lưu ý: Một số cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp nộp quyết định này trước lên cơ quan thuế, khi nào họ chấp thuận thì mới được nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử). Tuy nhiên, đa số các cơ quan thuế đều chấp thuận nhận cả thông báo phát hành hóa đơn, kèm quyết định + mẫu hóa đơn là đủ.

Như vậy, đối với doanh nghiệp mới thành lập khi dùng hóa đơn điện tử sẽ bớt được thủ tục kiểm tra trụ sở trước khi được phép dùng hóa đơn –> rút ngắn thời gian được dùng hóa đơn GTGT của doanh nghiệp.

Thủ tục đối với doanh nghiệp đang hoạt đông, có sử dụng hóa đơn đặt in (Thủ tục tương tự như với doanh nghiệp mới thành lập)

III. Cách sử dụng hóa đơn điện tử:

Đa số các nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường đều cung cấp giải pháp online: hiểu nôm na là tạo 1 tài khoản online, doanh nghiệp có tên đăng nhập và tài khoản là hoàn toàn có thể xuất hóa đơn bất kỳ đâu khi có kết nối internet và dùng ngay chính chữ ký số khai thuế hiện có của doanh nghiệp để ký hóa đơn.

Còn giải pháp sử dụng phần mềm offline cũng được áp dụng, nhưng tính linh hoạt không cao và phụ thuộc vào máy tính cài đặt trước đó.

1.Trong phần mềm hóa đơn online có đầy đủ các nghiệp vụ cho doanh nghiệp sử dụng như:
+ Tra cứu hóa đơn
+ Tạo hóa đơn
+ Tạo hóa đơn xóa bỏ
+ Tạo hóa đơn thay thế
+ Tạo hóa đơn điều chỉnh
+ Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
+ Hỗ trợ kết xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
+ Hỗ trợ kết xuất hóa đơn xuất ra trong kỳ
+ Hỗ trợ quản lý khách hàng
+ Hỗ trợ tạo hóa đơn hàng loạt
+ Phân quyền….

qlnh2 - Tổng quan về Hóa đơn điện tử theo Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP

2.Hóa đơn được tạo ra bằng cách nhập thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa vào các trường định sẵn, sau khi hoàn thành thì doanh nghiệp chỉ cần cắm chữ ký số và thao tác ký điện tử. Khi ký điện tử hoàn thành, thì hệ thống sẽ tự động gửi mail đinh sẵn do doanh nghiệp thêm vào bao gồm bản thể hiện hóa đơn điện tử định dạng pdf, file xml, file thể hiện html cùng với đường dẫn (link) xác thực hóa đơn.

3.Cách lưu trữ hóa đơn
+ Đối với bên bán (doanh nghiệp xuất hóa đơn): toàn bộ dữ liệu tạo hóa đơn sẽ được lưu trữ trên server của nhà cung cấp nên sẽ không lo lắng mất dữ liệu. Khi cần bên bán có thể tự sao lưu về máy của mình.
+ Đối với bên mua (doanh nghiệp mua hàng): chỉ cần lưu các file đính kèm nhận được khi bên bán ký hóa đơn và gửi sang mail của doanh nghiệp mình. Trong trường hợp doanh nghiệp lỡ xóa mail hay vì 1 lý do nào đó mất các file đính kèm này thì họ hoàn toàn có thể nhờ bên bán, gửi lại 1 lần nữa về mail cho doanh nghiệp để sao lưu lại.

Vậy, đối với hóa đơn điện tử: cả bên bán và bên mua không phải thực hiện in hóa đơn ra để lưu trữ, mà chỉ cần sao lưu cẩn thận các thông tin khi được bên bán tạo ra từ phần mềm và ký điện tử.

4.Hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy
+ Việc chuyển đổi hóa đơn này chỉ được phép CHUYỂN ĐỔI 1 lần duy nhất (tức là khi bạn thực hiện thao tác này rồi, thì hóa đơn điện tử sẽ chuyển sang dạng thức hóa đơn giấy và đương nhiên hóa đơn điện tử sẽ không tồn tại dưới hình thức điện tử nữa) và người mua khi đó bắt buộc phải lưu hóa đơn dưới định dạng giấy.
+ Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy: thì hóa đơn đó chỉ hợp lệ khi có chữ ký của người chuyển đổi + đóng dấu như đối với hóa đơn đặt in hoặc tự in trước kia.
+ Một số trường hợp đặc biệt: đối với những doanh nghiệp có số lượng hóa đơn xuất trong kỳ rất lớn như ( xăng dầu, điện nước, siêu thị,…) thì họ có thể làm công văn loại bỏ việc đóng dấu khi sử dụng hình thức chuyển đổi hóa đơn này.

Để hiểu rõ hơn các bạn có thể tham khảo tại điều 12 của TT Số: 32/2011/TT-BTC

5.Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử vẫn phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như đối với hóa đơn đặt in hoặc tự in,…

 a.Trách nhiệm và quyền lợi của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử:
+ Bảo mật thông tin tài khoản, sao lưu dữ liệu thường xuyên
+ Kiểm tra cẩn thận mọi thông tin trước khi ký và xuất hóa đơn
+ Do là định dạng điện tử nên doanh nghiệp hoàn toàn chỉnh sửa được mọi thông tin trước khi ký hóa đơn, và đây cũng là điểm lợi để có thể chốt thông tin chính xác với khách hàng thông qua ảnh chụp, in định dạng pdf.
+ Được hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp về các lỗi trong quá trình sử dụng dịch vụ.

b.Trách nhiệm của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
+ Hỗ trợ khách hàng khi có sự cố xảy ra
+ Bảo mật thông tin khách hàng
……..

Nghi dinh 119 2018 nd cp - Tổng quan về Hóa đơn điện tử theo Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP

Với chia sẻ này các bạn có thể có 1 cái nhìn tổng quát về hóa đơn điện tử. Trong quá trình trình bày không tránh khỏi sai sót rất mong nhận được sự chia sẻ, góp ý của tất cả mọi người!

 

Có thể bạn quan tâm:

(28)

Bình luận bài viết

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of